Jak powszechnie wiadomo z postępowaniem sądowym związane jest poniesienie kosztów. Koszty te są nazywane sądowymi. Składają się one nie tylko z opłaty zwanej „wpisem”, którą należy uiścić przy wniesieniu do sądu pisma procesowego, ale również szeregu innych wydatków, jakie powstają podczas toczącego się postępowania, jak np. opłata za opinię biegłego.
W przypadku osób ubogich, często poniesienie kosztów sądowych stanowi barierę, której nie mogą oni pokonać i dlatego rezygnują z dochodzenia swoich praw na drodze sądowej. Aby umożliwić takim osobom wszczęcie postępowania sądowego, ustawodawca przewidział w art. 102 Ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (dalej UKSC) odpowiednią instytucję – ‘zwolnienie od kosztów sądowych’.
Należy pamiętać, że zwolnienia od kosztów sądowych może domagać się osoba, która nie jest wstanie ponieść kosztów procesu w całości lub w części, bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Stosowny wniosek należy zgłosić w formie pisemnej bądź ustnie do protokołu podczas toczącej się rozprawy.
Taki wniosek może złożyć zarówno osoba fizyczna, prawna jak i jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Istotnym jest by osoba fizyczna, składająca taki wniosek, odpowiednio go umotywowała. Sąd ocenia daną sytuację na podstawie dowodów, jakie zostały dostarczone wraz z wnioskiem. Do takowych należy przede wszystkim oświadczenie obejmujące szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątkowym, dochodach oraz źródłach utrzymania. Gdy oświadczenie nie będzie zawierało wszystkich wymaganych danych, sąd wezwie osobę do uzupełnienia ich. Jeśli wniosek nie zostanie odpowiednio umotywowany, Sąd go oddali.
Jeśli wniosek składa osoba prawna bądź jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, za dowód mogący potwierdzić brak dostatecznych środków na uiszczenie kosztów sądowych mogą posłużyć sprawozdania finansowe, bilanse bądź dokumenty rachunkowe.
Podkreślenia wymaga, iż rzeczona instytucja nie zwalnia strony od zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi. Bowiem do kosztów procesu strony zalicza się, jeśli była reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika, jego wynagrodzenie, koszty sądowe oraz koszty związane z obowiązkowym stawiennictwem w sądzie.
Sąd cofnie zwolnienie od kosztów sądowych, jeśli okaże się, iż okoliczności, na podstawie których przyznał je, nie istniały bądź przestały istnieć. W takiej sytuacji strona zostanie zobowiązana do uiszczenia wszystkich wymaganych opłat oraz zwrotu poniesionych wydatków.